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規范設備租賃合同的管理

發布日期:2015-09-11來源:編輯:李波

[摘要]
   文/于峰 彭利霞

  項目經理部(以下簡稱項目部)雖然不具有法人資格,但它是施工企業最主要的利潤中心,體現著企業工程施工管理的整體水平。通過筆者對十幾年的項目部管理工作經驗及近年項目部內控檢查與測試中發現的問題進行總結,談一談項目部在設備租賃合同管理中常見的問題及原因分析。

  租賃合同管理常見的問題及原因

  租賃合同準備過程中常見問題。年度設備需求計劃編制不合理,未報企業總部有效審批。該事項影響項目部施工生產有序開展,不利于企業總部對企業所有設備進行二次平衡和投資決策分析。該問題的原因主要有三:(1)、項目部對施工難點、重點分析不透徹,施工計劃進度安排不合理造成設備需求計劃不合理;(2)、項目部向總部上報設備需求計劃不及時,失去了計劃統計的意義;(3)、企業總部對設備需求計劃批復滯后,影響了項目部的施工生產。追根究底,是相關業務人員不能充分了解設備需求計劃的作用,公司相關管理制度執行不嚴造成的。

  設備租賃決策無可行性分析。造成該問題的主要原因:(1)、項目部相關人員缺少對決策可行性進行專業分析的方法和經驗;(2)、企業總部有關部門對項目部租賃的設備只批不審,審核流于形式;(3)、企業管理制度缺少租賃決策可行性分析的具體要求,管理制度不健全。

  設備租賃未履行招標程序。這種情況在項目部設備租賃業務中普遍存在。更有甚者,一些項目經理在不同地區的項目部任職時,舍近求遠,多年來只從同一家租賃公司租賃各類設備,這很容易滋生腐敗。未履行招標程序的主要原因:(1)、企業設備租賃管理制度對此未做明確要求,制度不完善;(2)、項目部相關部門對設備租賃業務招標程序不了解,無法有效組織租賃招標。

  對租賃的設備性能狀況調查不全面。項目部只對設備外觀進行觀察,忽略對其性能及配件的檢查;只收集特種設備的檢驗報告及合格證,卻忽略驗證其時效性等,檢查內容不全面。造成該問題的主要原因:(1)、相關人員不了解設備性能的檢查程序、檢查內容和檢查方法;(2)、開展檢查工作時責任心缺失,工作疏漏而使檢查流于形式。

  設備租賃申請報批不及時,臨時租賃設備甚至不報批。租賃申請不報批,容易造成企業總部對租賃事項監管失控。該問題的主要原因:(1)、項目部履行程序不嚴;(2)、企業總部監管不到位。

  租賃合同簽訂過程中常見問題。合同評審不規范。主要表現在:(1)、沒有進行合同評審。特別是租賃期滿,項目部續租設備并對原合同進行變更或新簽合同時,沒有進行合同評審;(2)、評審部門簽字不全。個別職能部門未進行評審簽字,評審不全面;(3)、評審程序倒置:項目經理先簽“同意簽約”后再進行評審,影響評審人員對合同條款的專業判斷;(4)、評審流于形式。合同重要條款存在明顯缺陷或漏洞,評審時卻未發現,或是發現了卻仍然表示同意合同內容,無任何異議記錄。合同評審不規范的主要原因:(1)、評審人員不了解合同評審的作用,程序執行不嚴,使評審游玩形式;(2)、評審人員專業知識不豐富,職業素養不高,沒有發現并指正合同中存在的問題。

  合同主要條款不明確。主要表現在:(1)、結算方式不明確。合同分別規定了按月和按臺班結算時的不同租賃價格,卻沒有約定采取何種結算方式;(2)、價格組成不明確。合同規定了租賃價格,但沒有明確該價格是否包含租賃期間的維修費、燃油費、保養費、保險費等,結算時容易發生爭議;(3)、租賃方式不明確。合同沒有明確約定干租或濕租的哪種方式,實際結算的租賃方式不統一;(4)、租賃的設備不明確。合同只約定了欲租設備的類型、噸位,但沒有約定其唯一的標識信息如車牌號、出廠編號等。造成該問題的主要原因有:(1)、項目部自行擬訂租賃合同,條款缺乏嚴謹性,隨意性大,漏洞多;(2)、企業總部沒有制訂經專家評審的合同范本格式條款,并在所有項目部推廣應用。

  租賃價格不合理。表現為項目部在一定租賃期間內,實際支付的租賃費總額顯著高于該設備在此期間內的正常累計折舊總額。租賃價格不合理的的主要原因有四種:(1)、所租賃的設備可替代品少,市場稀缺;(2)、項目部對租賃市場調查不充分,價格談判被動;(3)、項目部內外部關鍵人員串通勾結,貪腐舞弊;(4)、合同審查人員不細心,沒有發現合同中存在的問題,或是發現了問題卻沒有深入追究報告,責任心不強。

  4、合同加蓋的是項目部公章而非企業合同專用章。造成該問題的主要原因是企業同時期存續的項目部點多面廣,每年有成千上萬份項目部合同需要蓋章。而企業總部只有一枚合同專用章,無法及時滿足需求。

  5、項目部先租用設備,事后補簽合同甚至不簽書面協議。一旦在書面合同簽訂前發生較大的風險損失事件,則難以明確界定雙方的權利和責任。造成該問題的主要原因:(1)、租賃雙方過去曾有良好的合作經歷,雙方當事人在互信的基礎達成口頭協議;(2)、設備租賃相關的準備工作開展滯后,履行簽約程序,則影響了施工任務的緊急開展。

  租賃合同履行過程中常見問題。實際租賃的設備與合同約定的不一致。主要表現為:(1)、實際租賃的設備型號與合同約定的自始至終不一致,合同執行不嚴;(2)、實際租賃的設備在租賃期內進行了更換,原合同未進行相應的變更。

  不按合同約定的期限支付租賃費。主要表現為:(1)、當期的租賃費結算后,財務部門無正當理由拖延一個較長的時間不入賬,不支付;(2)、違反合同規定,提前一年甚至更長的時期,結算并支付了設備租賃費。

  應變更的合同沒有變更。主要表現為:(1)、租賃期滿,項目部續租設備時,沒有及時對原合同進行變更或重新訂立合同;(2)、原合同約定的設備在租賃期間內進行了事實調換,原合同未進行相應的變更。

  造成上述三個問題的主要原因:(1)、對合同的作用認識不清,執行不嚴;(2)、不清楚合同變更的條件和程序;(3)合同執行的監督程序缺失。

  租賃費結算依據不充分。主要表現為:(1)、按合同約定的月價格結算了當期租賃費,同時又結算了合同中未約定的設備加班使用費;(2)、按實際使用臺班數結算當期租賃費時,結算的臺班數無原始記錄,或原始記錄簽字不全,信息不完整;(3)、原始記錄數據不合理,存在弄虛作假的嫌疑。造成該問題的主要原因:(1)、合同執行不嚴格,隨意性大;(2)、業務經辦人員不盡其責,疏于記錄;(3)、業務人員串通違紀,損公肥私。

  無合同支付租賃費。這是項目部財務人員違反財經紀律,未能有效履行監督職能。

  租賃合同管理中其他較突出的問題

  租賃合同臺賬信息不全甚至無臺賬。造成該問題的主要原因:(1)、不了解合同臺賬的作用,因此不做臺賬;(2)、不了解臺賬的信息內容,登記的合同臺賬重要信息缺失,臺賬流于形式;(3)、企業沒有制訂具體的合同臺賬管理制度。

  設備退租不及時。項目部在一個較長的施工間歇期或是工程竣工中交期后,施工任務量不飽滿,租賃的設備退租不及時,利用率低。造成該問題的主要原因是項目部主要管理人員成本效益觀念淡薄。

  租賃合同管理常見問題的解決辦法

  從企業層面,要加強企業文化建設,培養員工風險意識。筆者參與內控測試的一家項目部,承擔著國家西氣東輸重點工程的建設任務,提出“只有荒涼的戈壁,沒有荒涼的人生”,大力加強企業文化建設,特別是發展有項目部特色的企業文化,增強了項目部員工責任心和愛崗敬業精神,激發了一幫年輕大學生的主觀能動性,創造性地解決了實際工作中遇到的各種難題。

  同時,該項目部以公司《內部控制管理手冊》及《項目管理手冊》的業務流程入手,以企業風險為導向,在員工中開展集中培訓、分專業培訓及個人自學等多種形式的培訓教學,不斷提高員工的專業技能和業務流程的執行力,增強了項目產員工特別是關鍵崗位員工的風險意識,增強其法律意識。連續兩年對該項目部進行內控測試,發現的例外事項明顯減少,項目管理水平明顯改善,風險管控能力明顯提高。

  從制度方面,及時健全、完善各項管理制度,并加大對其執行力度的監督檢查。具體來講,就是對項目部設備租賃業務進行全面梳理,編制項目部設備租賃業務流程,健全完善設備租賃管理制度并編制成冊,分發給企業員工學習使用。在工作實踐中,企業組織各部門及所屬單位業務骨干每年底進行制度梳理,并修訂相應的業務流程,更新公司內部控制管理手冊并及時在公司范圍內進行發布,以有效指導業務實踐。

  同時,企業應充分發揮內控、內審、紀檢及財務等部門的監督檢查職能,加強對管理制度執行情況進行監督檢查,對發現的具有共性的問題,定期在公司所屬項目部進行通報,各單位針對共性問題自查自糾,并形成專題報告報總部有關部門,這樣,就可以形成全公司范圍內的有效整改,避免查一處改一處的低效率行為。

  針對租賃合同管理中具體問題,制定具體的解決辦法。一是通過施工圖紙會審,了解施工的難重點,制訂、分解并倒排施工計劃,合理編制項目部的年度設備需求計劃,根據分級授權原則,企業總部對特種設備及對企業有重大影響的設備開展租賃決策的可行性分析,其他設備租賃可行性分析授權項目部自行組織,但應將分析結果報企業總部備案。

  二是設備租賃由企業總部統一招標,集中租賃。建立設備租賃商合格名錄并在企業范圍內發布,統一進行價格談判并簽訂協議。項目部選擇合格名錄內的設備租賃商,選用租賃的設備。租賃費由企業總部結算支付。

  三是制定租賃合同格式條款范本,經專家評審通過后,發給項目部統一采用。項目部簽訂租賃合同時,未經公司批準,不得擅自更改重要的格式條款。

  四是刻制兩枚以上的合同專用章并編號、備案。項目部合同分類別、分區域加蓋合同專用章。充分利用網絡技術、對合同加蓋電子合同專用章,提高合同的報批、評審和簽訂效率。

  (作者單位:中國石油天然氣第一建設公司)

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