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完善分包工程的招標管理

發布日期:2017-05-27來源:本站編輯:李波

[摘要]

/蘇公良

    大型施工企業正逐步實現由勞務密集型向施工管理型的轉變,專業工程分包或勞務分包已成為大型施工企業完成施工生產任務的重要手段。分包工程管理的好壞,將直接影響到項目的效益和企業聲譽,或涉及連帶法律責任。通過分包工程招標,選擇優秀分包商是保證工程質量、進度、效益的重要途徑。如何在國家法律法規的框架內規范分包工程招標,是擺在大型施工企業面前的課題。

分包工程招標存在的主要問題

經過與多家施工單位交流時發現,施工企業普遍存在著一些這樣或那樣的問題。

委托項目部招標,存在不利因素。大型施工企業在分包招標管理模式上各有不同,有的將分包招標工作由公司總部統一管理,有的委托專業分公司管理,有的直接委托項目部招標。但項目部招標存在著諸多不利因素,一是存在著企業內部招標標準不統一;二是項目部為臨時組建機構,存在著經濟、技術等專業人員數量不足和個人綜合素質參差不齊的問題,不能有效滿足分包商資格評審和評標的需要;三是不利于專業招標團隊的建設。

審批流程長,審批表格多。施工企業為了規范自己的招標行為,力求做到嚴細管理而層層把關,從分包招標策劃到下達中標通知書,大都需要經過2-3個流程的審批才能完成分包招標工作,有的則多達4-5個審批流程,存在著填報工作量大,審批流程多,從而導致招標時間過長問題,延緩了分包合同簽訂時間,影響現場施工生產。

企業總部缺少對招標文件內容的審核。大型施工企業在分包工程招標管理中,比較重視招標工作啟動前的規范化管理,均設置了一些格式化的審批流程,以使分包招標工作合法合規,招標責任單位依此開展招標工作。但多數施工企業在招標過程管理中,卻忽視了對招標文件內容的審核,即招標責任單位編制完招標文件后未經企業總部審核直接發放招標文件,招標文件是投標報價的重要依據,也是簽訂分包合同的基礎,企業總部對招標文件內容不進行審核,是一個比較大的管理漏洞。

評委選取不規范。由施工企業總部負責的招標項目,在評委選擇上較為規范,但專業分公司和項目部負責的招標項目,在評委選擇上表現的有些隨意性,由于受專家評委資源的限制,時常在開標前臨時抽調經濟、技術人員組成評標小組,評標時往往帶有一定的傾向性,不能公平公正地完成評標工作。

完善分包工程招標制度

在制度中必須明確各管理層面的職責和工作要求,細化操作內容,規范工作標準和工作流程,理順企業總部機關各部門、專業分公司、項目部三者之間關系,使招標過程的每項工作都能有序進行,制度中必須明確以下主要事項。

明確分包工程招標責任單位。明確分包工程招標責任單位是做好招標工作的前提,筆者認為應采取“誰管理項目誰負責招標”的原則,一是有力于管理主體機構對項目實施管理,二是有利于邀請更多的投標人參與投標,三是規避了項目部招標存在的不利因素。即對于公司總部直接管理的項目部,由項目部發起招標審批流程,經公司審核批準后由公司總部負責組織分包工程招標。對于專業分公司管理的項目部,由專業分公司負責發起招標審批流程,經公司總部審核批準后組織分包工程招標。取消項目部的分包招標主體職能,項目部配合公司總部或專業公司完成招標工作,負責中標后分包合同的履行。

設立分包工程招標機構。為全面做好分包招標工作,大型施工企業應成立分包工程招標委員會,負責統一制定招標程序,指導、監督招標責任單位分包工程招標管理工作招標責任單位應設立專門的招標機構,設置招標管理崗位,即公司總部和專業分公司分別設立專門招標機構,設立招標機構的主要目,一是負責本層面管理項目的分包工程招標工作;二是利于國家和政府部門相關招標及分包工程管理方面政策、法律法規的落實;三是有利于招標人員業務素質的提升和招標團隊的建設,不斷總結經驗和改進,減少工程招標法律風險;四是有利于招投標資料的歸檔管理。

明確審核部門職責。明確審核部門在分包工程招標中的職責,做到分工明確各司其責,按照專業對口的原則劃分職責,充分發揮專業優勢,使其知道干什么,審核哪些內容,做到投標前進行全方位事前控制,規避中標分包商不能滿足施工需要的風險。如規定項目管理部門負責審核擬投標人是否屬于企業資源庫的合格分包商,法律部門負責審核擬投標單位的企業施工資質,技術質量部門負責審核特殊施工資質(壓力管道施工許可證、壓力容器安裝許可證以及起重設備安裝許可證),安全監督部門負責審核企業安全資質,造價管理部門負責審核招標文件,企業主管領導負責批準實施。

確立分包工程招標工作流程。分包工程招標從策劃到完成分包合同簽訂,需經過分包工程招標方案審批、編制招標文件、開標、評標、下達中標通知書等多個環節,每個環節又有許多的子流程,必須將這些工作的先后順序及工作內容有機的整合起來,才能順利完成招標工作。

首先要確立分包工程招標總體工作流程,指從成立招標工作組到招標資料歸檔的工作流程。分包工程原則上采用邀請招標,其工作流程為:

a)成立招標工作組,提出分包工程招標方案。

b)分包工程招標方案審批。

c)編制招標文件。

d)發投標邀請書。

e)發招標文件。

f)組織踏勘現場及對招標文件澄清。

g)成立評標委員會(小組)。

h)組織開標會議,進行開標、評標,定標、推薦(確定)中標單位;

i)招標結果審批

j)下發中標通知書、分包合同簽訂。

k)招標資料歸檔。

強化對招標方案的實質性審核。為解決審批流程長、表格多及未審核招標文件內容等問題,應將招標前的所有審批流程和招標文件內容的審核歸結為一個審批流程,即分包工程招標方案審批流程。分包工程招標方案是招標文件核心內容的縮編,主要內容包括:工程概況、分包招標范圍及標段劃分、招標方式、投標單位資格要求、質量等級、安全要求、工期要求、分包工程控制價、分包工程收益率、材料供應方式、工程款支付比例、水電費及腳手架扣除方式、擬邀請的投標人情況、評標定標原則、分包合同條款等主要內容。因此,在設計分包工程招標方案審批流程時,應遵循“精簡高效、內容齊全、適用性強”的原則,既要包含技術、經濟實質性的信息內容,又包括參與投標的投標人信息,以縮短審批時間,提高工作效率。

統一招標文件格式,規范分包招標。為規范分包工程招標合法進行,提高分包招標工程管理水平,施工企業招標委員會必須結合自身管理特點,制定統一的招標文件標準格式。招標責任部門依據招標文件標準格式,結合擬分包工程項目的特點,編制分包工程招標文件。招標文件標準格式內容包括:投標須知(總則、投標報價說明、投標文件的編制、投標文件的遞交和開標、評標)、投標文件格式(投標書格式、授權委托書、單位資格證明文件、施工組織設計編制內容、施工方案編制內容)、工程施工與驗收的技術規范標準和招標工程量以及分包工程合同等。

強化分包招標過程控制。分包工程招標工作的關鍵環節在于過程控制,不僅保證招標工作的時效性、連續性,還要體現招標的公平性、合法性,在保證合法合規的前提下,力求在較短的時間內完成招標工作,因此必須做好以下工作:一是分包招標方案審批后,招標機構應在3天內編制招標文件并發至投標人,并做好開標、評標的各項準備工作;二是組織好開標工作,并在開標后的2日內完成評審工作;三是評標委員會依據評審結果,2日內推薦擬中標人報公司總部審批,四是招標責任單位接到審批結果后,應及時下達中標通知書。同時在中標通知書中,必須明確中標人在5日內洽談簽訂分包合同,否則將視為中標人自動放棄該合同,以防投標人中標后不積極簽訂分包合同,造成分包合同簽訂滯后。

完善分包招標配套措施

分包工程招標管理制度是實施分包招標工作的基礎和保障,分包招標實施過程中又會遇到這樣或那樣的問題,針對招標過程中遇到的問題,必須制定配套的解決措施加以規范,以保證分包招標工作合法合規地有序進行,具體措施如下:

統一招標實施階段的工作表格。在分包工程招標實施階段,涉及許多過程資料及工作表格,為規范工作標準,需制定一套完整的標準模板格式,按照招標工作的先后順序,制定分包工程招標文件格式、投標邀請函及回執、招標文件領取簽到表、投標文件簽收表、開標會議簽到表、開標會議程序、開標會議紀律、開標記錄、評標會議簽到表、評標紀律、評標委員會宣言、資格評審記錄表、評標評分表、評標報告、評標結果審批表以及中標通知書等格式內容。

建立評委隨機抽取系統。建立專家評委資源庫是實現評標工作公平、公正的有力保障。在此基礎上,建立隨機抽取專家評委的軟件系統,在開標前的2日內,通過軟件系統在企業范圍內隨機抽取資源庫專家評委,并自動生成評標專家隨機抽取表,不僅避免了評委選取的局限性和隨意性,也能有效防止投標單位過早知道誰是評委,造成評委在評標時徇私舞弊,有利于公平公正和防止腐敗現象的發生。

建立分包工程價格體系。分包工程招標,不僅是在符合法律規定的范圍內,選擇信譽好、能力強的分包商從事施工生產,也是項目獲取利潤的重要來源之一。在分包工程招標時,為防止投標單位串標、哄抬報價,必須設定合理的控制價作為報價上限。為合理設置控制價,企業應結合市場價水平,編制企業分包工程價格體系,招標單位可根據施工地域的不同、裝置類別的差異,在分包工程價格體系的基礎上,上下浮動作為分包工程招標控制價,可有效降低招標風險,并合理控制分包工程費用。

建立合格分包商資源庫。建立合格分包商資源庫有利于提高配置社會資源的能力,有利于提高分包管理水平規范分包商行為,有利于工程進度、質量、安全管理目標的順利實現和合同的正常履約,有利于培養長期合作關系,促進分包商管理的制度化、標準化、程序化,也有利于分包招標工作的順利完成。按照其履約能力可劃分為優秀分包商和合格分包商,實現同等條件下,優秀分包商優先中標的原則。

制定專業工程分包合同標準文本。制定標準專業工程分包合同文本,有利于分包合同的簽訂和履行,有利于防控分包合同風險,有利于分包工程招標方案的審批,同時有利于規范合同雙方的責權利和標準化工作的進行。

 

 

總之,施工企業要做好分包工程招標管理工作,必須從制度上建立完整的招標管理體系,做到分工明確、各司其責。從工作層面制定一套科學性、實用性強的工作流程和工作標準,使每個工作環節做到無縫銜接。只有這樣,才能做好分包招標工作,提升分包工程招標管理水平,促進招標團隊總體水平的不斷提高。

(作者單位:中石化第十建設有限公司)

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