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中鐵大橋局:用電子商務平臺管住幾十億元物資采購

發布日期:2015-09-02來源:中鐵大橋局編輯:流水

[摘要]

   作為一家大型建筑企業集團,中鐵大橋局每年采購額達到幾十億元,行之有效的采購管理成為中鐵大橋局的重要需求。在大量考察的基礎之上,中鐵大橋局選擇了浪潮作為合作伙伴,希望IT 系統基于浪潮軟件的統一平臺,方便整合以實現財務業務一體化。

   中鐵大橋局集團有限公司(簡稱中鐵大橋局)是中國中鐵股份有限公司旗下的全資子公司,前身為1953年4月為修建武漢長江大橋經政務院批準成立的鐵道部大橋工程局(2001年改制為現名),是中國唯一一家集橋梁科學研究、勘測設計、工程施工、機械制造四位于一體的大型工程公司,具備在各種江、河、湖、海及惡劣地質、環境條件下修建各類型橋梁的能力,是我國橋梁建設的骨干和龍頭企業。

   急需控制的物資采購

   作為一家項目型大型建筑企業集團,中鐵大橋局物資材料占工程成本50%以上,每年的采購額達到幾十億元,也因此注定其對物資采購管理格外重視。然而,中鐵大橋局在過去一段時間內物資采購卻存在著眾多問題,如:

   與眾多建筑企業一樣,中鐵大橋局采用項目化運作,這決定了其機構分散的特點。

   隨著我國越來越多的建筑企業加入國際市場,承包國際工程,中鐵大橋局地域分布廣的特點變得更為明顯。如何實現對分布在各地的機構進行集中管理,是中鐵大橋局這樣的建筑企業所共同面對的挑戰。因此,中鐵大橋局建立了集中式的財務和資金管理信息系統、物資信息管理系統等來強化對分子公司和項目部的管理。

   在物資采購領域,中鐵大橋局盡管出臺了一系列物資采購體系、制度、流程等來提高物資集中采購的管理水平,但在信息化建設方面卻沒有太多的進展。

   缺乏IT 系統支持,這些管理辦法也難以真正落到實處。在很長一段時間內,中鐵大橋局的物資采購還停留在手工操作、分散管理階段,工作效率較低,管理不規范,采購成本相對較高。不僅如此,由于中鐵大橋局的物資采購周期長,采購過程監控難,供應商信息溝通不暢,導致采購物資不及時。

   為此,中鐵大橋局于2010年開始啟動電子商務信息化建設,希望借助電子商務平臺集中管控分散的物資采購業務。,建立一個集中的電子商務平臺對物資采購進行統一管控,對中鐵大橋局來說已經是刻不容緩。2010 年底,中鐵大橋局在專題會議上決定建立電子商務平臺,并交由物資管理部承辦。

   經過幾個月的調研,以及從企業規模、技術實力、產品優勢、項目管理經驗、實施人員素質等方面對涉及電子商務平臺業務的多家軟件供應商的考察,中鐵大橋局最終選擇浪潮集團作為其電子商務平臺建設的合作伙伴,并且選擇了電子商務云解決方案作為平臺。值得一提的是,此前中鐵大橋局已經應用了浪潮GS 軟件的財務核算系統、報表系統和BI 系統。中鐵大橋局希望IT 系統基于浪潮軟件的統一平臺,方便整合以實現財務業務一體化。

   破冰三大難點

   中鐵大橋局電子商務平臺的建設,一方面要考慮到其機構眾多,分布廣泛,推廣難度大,另一方面還要考慮到如何吸引眾多供應商納入平臺,其建設難度之大可想而知。中鐵大橋局在浪潮實施人員的幫助下,逐個解決了遇到的多個難題。

   難點一:采購流程復雜

   中鐵大橋局將采購流程分為三種方式分別處理。盡管都是物資采購業務,但是中鐵大橋局針對不同的物資采用了不同的采購模式,而不同采購模式的采購流程也是不一樣的。針對這一情況,中鐵大橋局物資管理部進行了多次討論研究,并邀請浪潮集團進行了充分的需求分析。物資管理部召開了各子分公司物資部長參加的電子商務平臺調研會,最終確定了電子商務平臺的主流程以及三個采購流程,分別是:

   招標采購,主要用于招標中心,滿足大宗物資和機械的集中采購要求。整個采購過程由流程驅動,包括前期的采購項目管理、審核、發布招標預告及公告,補遺答疑,后期的開標、評標、定標和中標等管理流程。

   詢價采購,主要應用于各分子公司,針對分子公司及項目部數量少、金額小的物料采購。流程較簡便、采購執行速度快。

   競價采購,作為電子商務平臺的特色采購方式,針對規格固定、需求緊迫的物資采購。

   難點二:如何吸引供應商參與

   中鐵大橋局制訂了供應商管理流程,要求供應商通過平臺參與投標、競價和詢價采購作為一個面向供應商的開放式電子商務平臺,首先要吸引更多的供應商來參與,使供應商認可平臺并參與其中。中鐵大橋局秉承公平、公開、公正的原則,制訂了供應商管理標準和招標流程,要求供應商通過電子商務平臺才能參與投標、競價和詢價采購。

   建立供應商管理標準后,中鐵大橋局便對供應商進行登記注冊和分級管理,并發布在平臺上。電子商務平臺對供應商的管理覆蓋了供應商基本信息上傳登記、審核注冊、資質管理、投標過程管理、供應商動靜態評價和監督體系等一整套的管理工作。

   難點三:項目型企業組織太分散,如何使平臺快速推廣

   2011年春,中鐵大橋局物資管理部組織了電子商務平臺的培訓,各子分公司、機關相關部室50 余人參加了培訓,力求在在全局范圍進行推廣使用電子商務平臺。此外,項目組還希望通過更多操作人員的使用,發現并指出系統存在的問題,并給出改進系統的建議。

   同年,物資管理部又組織浪潮開發人員到中鐵大橋局六公司進行試點培訓,浪潮開發人員先對平臺流程和相關功能進行詳細介紹,讓員工一一上機操作,旨在讓員工全面掌握他們可能經常用的詢價、計劃、公告發布和定標等功能的操作。

   催生物資供應管理變革

   2012年,中鐵大橋局電子商務平臺終于通過驗收。電子商務平臺達到了之前物資管理部的期望值,即規范采購業務,實現對物資采購業務的集中管控,以及優化采購流程。

   首先,實現了物資管理標準化。借助電子商務平臺的應用,中鐵大橋局對采購流程進行梳理,并將梳理結果固化到系統中,從而規范了采購行為,大大減少采購過程的隨意性。與此同時,平臺的應用還緩解了采購渠道不規范、業務處理手段落后、與供應商聯系溝通環節多、效率低等問題,大大提高物資采購管理水平。

   其次,實現了陽光交易。借助電子商務平臺,中鐵大橋局開始在網上進行公開采購,實行網上監管,最大程度地減少暗箱操作。不僅如此,如有需要,相關人員可以通過平臺追溯采購歷史記錄,從而有效監督采購過程。

   再次,縮減了采購成本和采購費用。很多以前只和某些區域分公司有業務往來的供應商如果通過認證,借助電子商務平臺可以將業務擴展到全國。因此對于中鐵大橋局本身來說,采用電子商務平臺一方面增加了采購商的數量,通過充分競爭能夠獲得更低的采購價格,另一方面很多原來需要出差去辦理的業務可以直接在網上辦理,減少了差旅、通信等費用。

   最后,平臺所提供的信息能夠為決策提供支持。電子商務平臺將物資和采購信息準確、全面地展現出來,企業管理者可以方便地了解每種物資的價格、數量、庫存、合同執行、供應商情況等信息,從而在進行決策的時候有據可循。

   除此以外,電子商務平臺的建設促進了中鐵大橋局進行物資供應管理改革。電子商務平臺不但提高了業務員的采購效率,還為管理層進行決策提供更直接、全面的信息支持,從而為進一步的物資供應管理改革、提高物資供應水平打下堅實的基礎。事實上,電子商務平臺催生的網上采購模式已經標志著中鐵大橋局邁開了物資供應管理改革的第一步。

   項目完工后,中鐵大橋局項目負責人又對浪潮提出了新的要求,“中鐵大橋局將利用不斷完善的電子商務平臺,注重采購細節的處理,滿足不斷增加的新業務需求;利用好競價采購模式,降低采購成本;實現電子商務平臺與財務資金系統的集成。在此基礎之上,中鐵大橋局還要以電子商務平臺為依托,建立企業云平臺。”

  

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